การเปลี่ยนแปลงข้อมูลขององค์กร หลังโควิด
ในวิกฤติยังมีโอกาส
นับตั้งแต่ช่วงแรกของการแพร่ระบาดของโควิด-19 ในปี 2563 หลาย ๆ องค์กรต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเข้าสู่การทำงานรูปแบบ Work From Home อย่างเร่งด่วน รวมถึงยังได้รับผลกระทบกับธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน ยิ่งสถานการณ์คาดเดาไม่ได้เท่าไร ยิ่งความเปลี่ยนแปลงไม่แน่นอนมากแค่ไหน ก็ยิ่งเป็นตัวผลักดันให้เหล่าผู้บริหารจำเป็นต้องคอยสอดส่องดูแลธุรกิจของตัวเองอย่างใกล้ชิดมากขึ้น จากเดิมที่การติดตามผลการบริหารที่อาจจะเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ ก็แทบจะต้องลงมาพิจารณาลึกลงในระดับของรายวันแทบทั้งนั้น ยังไม่นับสถานการณ์การแพร่ระบาด ที่จำเป็นจะต้องติดตามทั้งในระดับของประเทศ และลงมาในระดับขององค์กรตนเองด้วย ยิ่งสำหรับธุรกิจผลิตและกระจายสินค้านั้น ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญมากเพราะนั่นอาจหมายถึงการที่จะต้องหยุดการดำเนินธุรกิจไปชั่วระยะหนึ่งเลยทีเดียว ซึ่งแน่นอนว่าความเสียหายนั้นไม่สามารถประเมินค่าได้ และอาจรุนแรงถึงขั้นทำให้ต้องเลิกกิจการได้เลยทีเดียว
เมื่อโลกไม่ยอมให้เราทำงานแบบเดิม ๆ
แม้สถานการณ์โควิด-19 จะเป็นเรื่องที่บีบบังคับธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน แต่ความพยายามแรก ๆ ในการฟันฝ่าปัญหาต่าง ๆ ย่อมหนีไม่พ้นการใช้วิธีการแก้ปัญหาแบบเดิม ๆ ซึ่งหลายธุรกิจคงทราบดี ว่าความพยายามเหล่านั้นล้วนติดขัดและเกิดปัญหาเป็นลูกโซ่มากขึ้นท่ามกลางวิกฤตินี้ไม่ว่าจะเป็น
- การติดตามการดำเนินธุรกิจด้วยรูปแบบรายงานและการประชุม
ในสถานการณ์ปกติ ธุรกิจส่วนใหญ่ก็ใช้การติดตามผ่านการประชุมและการรายงานในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งเบื้องหลังของรายงานเหล่านั้น ล้วนต้องเกี่ยวข้อง กับการรวบรวมข้อมูลทั้งสิ้น แต่เมื่อสถานการณ์ทำให้รอบการรายงานต่าง ๆ จำเป็นต้องถี่ขึ้น แต่ความสามารถในการรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีเดิม ๆ นั้น แทบจะไม่สามารถเป็นไปได้เลย ทั้งยังการทำงานในรูปแบบ Work From Homeที่ทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างกันยากมากขึ้น ก็ยังเป็นข้อจำกัดในการรวบรวมข้อมูลได้อีกด้วย - การติดตามสถานะพนักงานรายบุคคลในทุกสายงาน
หากสถานการณ์ทางธุรกิจที่ว่าสำคัญแล้ว สถานะของพนักงานแต่ละคนก็สำคัญไม่ต่างกัน เพราะหากมีพนักงานเป็นผู้ติดเชื้อแล้ว ก็จำเป็นจะต้องเร่งดำเนินการทั้งการกักตัว การระบุผู้สัมผัสเสี่ยงสูง และการจัดการงานต่างๆเพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องติดตามแบบรายบุคคลและรายวัน ซึ่งแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ที่องค์กรจะสามารถติดตามเรื่องเหล่านี้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง รวดเร็ว และกระจายทั่วถึงเพื่อประกอบการตัดสินใจต่างๆได้ถูกต้อง - การส่งต่อข้อมูลระหว่างหน่วยงาน
ในการทำงานทั่วไป ย่อมมีการส่งต่อข้อมูลต่างๆระหว่างกันเป็นเรื่องปกติ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงานที่ต่อเนื่องกัน หรือการนำข้อมูลมาใช้วิเคราะห์ และสรุปผลการทำงานต่างๆ แต่เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป ทั้งรูปแบบและช่องทางก็จำเป็นจะต้องเปลี่ยนตาม ซึ่งย่อมนำมาซึ่งความล่าช้าในการทำงานที่เกิดจากความไม่คุ้นเคย และโอกาสความผิดพลาดที่มีได้มากขึ้น นอกจากนั้นการทำงานแบบ Work From Home สำหรับหลายๆองค์กรที่เพิ่งเริ่มในช่วงวิกฤติโควิด–19 ที่ผ่านมา ย่อมประสบปัญหาประสิทธิภาพในการสื่อสารที่ลดลงอย่างมาก นั่นย่อมทำให้ความถูกต้อง และความเข้าใจในข้อมูลต่างๆนั้นอาจะตกหล่น และคลาดเคลื่อนได้มากขึ้นตามไปด้วย
เพียงแค่พิจารณาจาก 3 ตัวอย่างข้างต้น ก็จะเห็นว่าสถานการณ์โควิด-19 นั้น นอกจากจะกระทบกับธุรกิจทางตรงแล้ว ยังส่งผลทางอ้อมอีกมากมายที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ซึ่งก็ยิ่งเพิ่มความเสี่ยงและสร้างผลเสียให้กับองค์กรมากขึ้นเป็นทวีคูณ จนแทบจะไม่สามารถฟื้นตัวได้เลยหากยังคงพยายามทำงานในรูปแบบเดิมต่อไป
สิ่งที่ตอบโจทย์ได้ดีกว่าอย่างไม่น่าเชื่อ
กระแส Digital Transformation และ Data Visualization ต่างเป็นที่พูดถึงในวงกว้างตั้งแต่ช่วงก่อนการระบาดของโควิด-19 แต่เมื่อเข้าสู่ช่วงการระบาดนั้น กลับเป็นช่วงที่ทำให้องค์กรได้เห็นศักยภาพ และประโยชน์ของสิ่งเหล่านี้อย่างแท้จริง เพราะด้วยปัญหาข้างต้นที่กล่าวมานั้น สามารถนำแนวคิดทั้ง 2 เข้ามาปรับใช้เพื่อแก้ปัญหาได้แทบทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำระบบข้อมูลเพื่อติดตามสถานการณ์ธุรกิจทั้งยอดขาย คลัง หรือการผลิต ที่มีการอัพเดทข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้ลดขั้นตอนในการจัดทำรายงานต่าง ๆ และยังทำให้สามารถทราบสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างทันท่วงทีอีกด้วย
นอกจากเรื่องธุรกิจแล้ว เรายังสามารถประยุกต์เพื่อใช้ติดตามสถานะของพนักงานแต่ละคนได้แบบรายวัน รวมถึงยังจัดสรรรูปแบบรายงานที่เหมาะสมสำหรับผู้บริหาร/หัวหน้า อย่างอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้เวลาในการจัดทำรายงานเพิ่มเติมเลย ทั้งหมดนี้ดูแล้วอาจจะเหมือนเป็นการเปลี่ยนแปลงระบบครั้งใหญ่ ที่จำเป็นจะต้องใช้งบประมาณและกำลังพลปริมาณมาก แต่จริง ๆ แล้ว เราใช้เวลาเพียงแค่ 1-2 สัปดาห์ โดยใช้พนักงานเพียง 3-4 คนเท่านั้นในการจัดทำ เคล็ดลับความสำเร็จนั้นหาใช่การวางแผนระยะยาวที่แม่นยำ หรือการใช้เทคโนโลยีล้ำสมัย แต่เป็นการปรับเปลี่ยนที่รวดเร็วเพื่อให้แก้ปัญหาที่แท้จริงให้ได้นั่นเอง
ความคล่องตัวคือหัวใจสำคัญ
องค์ประกอบสำคัญของการจัดการข้อมูลนั้น ให้แบ่งออกเป็น 3 เรื่องหลักคือ
- แหล่งข้อมูล
ที่มาของข้อมูลแต่ละชุดมักมีความต่างกัน โดยเราต้องพยายามจัดสรรให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นระบบมากที่สุด แม้จะอยู่ในรูปแบบของ Spreadsheet ก็ถือว่ายังเป็นรูปแบบข้อมูลที่เพียงพอแล้วสำหรับการเริ่มต้น แต่ก็จะต้องพิจารณาถึงโครงสร้างการจัดเก็บด้วย หากเป็นช่วงเริ่มต้นของการทำ เรามักจะพบกับการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่เอื้อต่อการวิเคราะห์นัก (Non-Tabular Data) ซึ่งจำเป็นจะต้องมีการปรับให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อมกับการวิเคราะห์ก่อนเสมอ - ฐานข้อมูล
บางครั้งแหล่งข้อมูลกับฐานข้อมูลก็เป็นแหล่งเดียวกัน แต่ในช่วงเริ่มแรกนั้น แหล่งข้อมูลมักจะอยู่ในหลาย ๆ ระบบ ซึ่งเป็นระบบทำงาน และการเชื่อมต่อโดยตรงเข้ากับฐานข้อมูลนั้นอาจะทำได้ยากและใช้เวลาในการทำความเข้าใจโครงสร้างนาน ดังนั้นแนวทางเริ่มต้นคือให้ใช้ข้อมูลจาก Report หรือการ Export ข้อมูลออกมาจากระบบเหล่านั้น เพื่อนำเข้าฐานข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งฐานข้อมูลนี้ อาจเป็นเพียง File Server ก็ได้ ทั้งนี้ฐานข้อมูลมีเพียงเพื่อใช้พักข้อมูลและแยกออกจากระบบการทำงานที่ชัดเจนเท่านั้น - การแสดงผล
ส่วนนี้คือส่วนที่จะส่งมอบให้กับผู้ใช้งาน ดังนั้นรูปแบบและการใช้งานจะต้องเข้าใจง่าย และสร้างความคุ้นเคยกับผู้ใช้งานให้ได้รวดเร็ว สำหรับช่วงเริ่มต้นนั้น ควรจะเป็นการ เปลี่ยนรูปแบบ จากรายงานแบบเดิม เป็นการทำผ่านระบบ Visualization เท่านั้น เพื่อลดภาระในการตีความและทำความเข้าใจ แต่เน้นประโยชน์จากความรวดเร็วในการอัพเดท และความสะดวกในการเข้าถึงเป็นหลัก
จะเห็นว่า ในการพิจารณาทั้ง 3 ด้านนั้น เราจะต้องมองไปที่ ความคล่องตัวในการใช้งาน ให้มากที่สุด เนื่องจากในช่วงวิกฤตินั้น เราไม่สามารถวางแผนหรือจัดเตรียมอะไรได้มากนัก ดังนั้นควรหยิบเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว มาใช้งานจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วกว่า
นอกจากเรื่องระบบแล้ว บุคลากรก็เป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งความคล่องตัวนั้น ในมุมของบุคลากรคือความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล และทำความเข้าใจข้อมูลนั้น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากเราอาจมีพนักงานที่มีความสามารถด้านข้อมูล ที่ไม่ได้ดูแลข้อมูลที่เราต้องการนำมาใช้งาน ดังนั้นการประสานงานและการจัดการการเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วนั้นถือเป็นกลไกสำคัญที่ทำให้เกิดผลสำเร็จได้เร็ว ซึ่งการทำงานในรูปแบบของ Special Taskforce หรือ ทีมเฉพาะกิจ จะมีความเหมาะสมมากที่สุด เพื่อให้การอนุมัติการเข้าถึงต่าง ๆ ทำได้รวดเร็ว รวมถึงยังคงควบคุมความเสี่ยงไว้ในจุดที่ยอมรับได้ด้วย
พัฒนาต่อเนื่องเพื่อเปิดมุมมองใหม่
ในช่วงแรกของการเปลี่ยนการทำงาน เราย่อมไม่สามารถจัดทำทุกรายงานออกมาพร้อม ๆ กันได้ ดังนั้นการคัดเลือกรายงาน/ข้อมูล ที่มีความต้องการสูงและมีผู้ใช้งานจำนวณมาก จึงเป็นเงื่อนไขสำคัญในการคัดเลือกโครงการเริ่มแรก ซึ่งแม้จะได้รับการตอบสนองอย่างดีก็ตาม แต่สิ่งที่จะต้องรับฟังอยู่เสมอคือข้อเสนอแนะต่าง ๆ รวมถึงการเพิ่มช่องทางการเข้าถึง Dashboard นั้น ๆ ให้ได้ง่ายที่สุด เช่นการส่ง Dashboard ผ่านช่องทางอื่น ๆ ที่ผู้ใช้งานคุ้นเคย ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ หรือผ่านระบบ Chat Notification (Line Notify) ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานเห็นถึงศักยภาพของการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบใหม่ และช่วยจุดประกายให้มีการนำไปใช้ในข้อมูลชุดอื่น ๆ และการใช้งานอื่น ๆ มากขึ้นอย่างรวดเร็ว
นอกจากจะพยายามสร้างสรรค์รูปแบบการนำเสนอใหม่ ๆ แล้ว สิ่งหนึ่งที่ต้องรีบสังเกตและตอบสนองคือ มุมมองที่แตกต่างออกไปบน Dashboard เดิม เพราะสิ่งเหล่านี้คือสัญญาณบ่งบอกถึงการวิเคราะห์ข้อมูลในแง่มุมที่หลากหลายขึ้น และเกิดการตั้งคำถามในมุมมองที่แตกต่างออกไปในข้อมูลชุดเดิม ซึ่งถือว่าเป็นรากฐานที่สำคัญของการสร้าง Analytic Culture ในองค์กรอย่างมาก และจะเป็นกลไกผลักดันสำคัญให้เกิดการขยายผลไปยังวงกว้าง
ขยายผลสู่วงกว้าง
หลังจากโครงการแรกเริ่มถูกนำไปใช้เพื่อกระตุ้นและเปิดมุมมองใหม่ๆเกี่ยวกับการทำงาน สิ่งที่จะเกิดขึ้นเป็นอย่างแรกคือ Request ให้ขยายผลไปยังข้อมูลหรืองานอื่นๆ ซึ่งการขยายในลักษณะนี้จะถูกจำกัดด้วยกำลังพลและทักษะของพนักงานที่มี ดังนั้นสิ่งที่จำเป็นในการขยายผลนั้น ไม่ใช่งบประมาณมหาศาล หรือการเปิดรับพนักงานด้านข้อมูลจำนวนมาก แต่เป็นการฝึกทักษะของบุคลากรภายใน ให้สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ด้วยตนเอง และสร้างให้เกิดสังคมการเรียนรู้ด้านข้อมูลให้เกิดขึ้น เพื่อให้เกิดการถ่ายทอดความรู้กันเองโดยธรรมชาติระหว่างพนักงาน โดยเราสามารถแบ่งองค์ประกอบที่จำเป็นในการขยายผลให้เกิดผลสำเร็จได้เป็น 3 ส่วนดังนี้
- การฝึกอบรมให้กับพนักงานที่มีความสนใจ และกระจายไปยังหลากหลายสายงาน ซึ่งการฝึกอบรมนี้ควรจะจัดอย่างต่อเนื่อง และควบคู่ไปกับการทำโครงการย่อยๆ เพื่อกระตุ้นให้เกิดการนำไปใช้จริง
- เครื่องมือและการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นการสร้างวัฒนธรรมด้านข้อมูลนั้นจะไม่สามารถเกิดขึ้นได้หากพนักงานไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นผ่านเครื่องมือที่ต้องการได้ ดังนั้นการคัดเลือกเครื่องมือที่เป็นมาตรฐานขององค์กรจึงมีความจำเป็น และจะต้องสามารถใช้งานร่วมกับฐานข้อมูลขององค์กรได้เป็นอย่างดีด้วย
- สังคมการเรียนรู้ของพนักงานที่เป็นกันเองและไม่เป็นทางการจนเกินไป สิ่งที่จะทำให้วัฒนธรรมใดยั่งยืนได้นั้น วัฒนธรรมนั้นจะต้องมีการถ่ายทอดที่เกิดขึ้นโดยธรรมชาติ ซึ่งนั่นจะต้องประกอบไปด้วยบรรยากาศที่ปลอดภัยสำหรับพนักงานในการ สอบถาม แลกเปลี่ยน และทดลองไปด้วยกัน เมื่อกลไกทางสังคมได้เกิดขึ้นแล้ว ก็จะสามารถต่อยอดขยายองค์ความรู้นี้ไปได้อย่างรวดเร็ว
จากทั้ง 3 องค์ประกอบนี้ จะเห็นว่าเป็นสิ่งที่สามารถทำได้โดยใช้งบประมาณไม่มาก และในอีกแง่มุมหนึ่งสถานการณ์โควิด-19 ก็กลับจะเป็นสถานการณ์ที่เอื้อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านข้อมูลขององค์กรได้เป็นอย่างดี หากเพียงแต่เราสามารถมองเห็นโอกาสที่แอบซ่อนอยู่ได้นั้น ก็จะสามารถพลิกมาเป็นเครื่องมือให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ที่ทำให้เกิดการพัฒนาอย่างก้าวกระโดดและยั่งยืน ซึ่งจะเป็นเกราะป้องกันอย่างดี สำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือวิกฤติใหม่ ๆ ในอนาคต
เนื้อหาโดย เมธี ศรีสุบันฑิต
ตรวจทานและปรับปรุงโดย นนทวิทย์ ชีวเรืองโรจน์
Methee Srisupundit
Senior Information Technology Department Manager at SIAM KUBOTA
