ในยุคที่ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรสำคัญที่สุดในการขับเคลื่อนธุรกิจ ความสามารถในการวิเคราะห์และใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันให้กับองค์กร Business Intelligence หรือ BI จึงเป็นเครื่องมือและกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวม วิเคราะห์ ในการนำเสนอข้อมูลเชิงลึกเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพขององค์กรได้
Business Intelligence คืออะไร
BI คือกระบวนการรวบรวม วิเคราะห์ และแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศที่มีคุณค่าเชิงกลยุทธ์ เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจในเรื่องที่มีความจำเป็นต่อองค์กร โดยการทำ Business Intelligence มีกระบวนการทำงาน 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
- การระบุแหล่งข้อมูล (Data Sources)
ขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์ข้อมูลเริ่มจากการที่องค์กรต้องรู้ก่อนว่าข้อมูลที่มีอยู่ได้รับมาจากแหล่งข้อมูลใด เช่น Data Warehouse, Data Lake, Cloud Computing และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ
- การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)
เป็นขั้นตอนที่องค์กรจะรวบรวมข้อมูลที่ได้มาและนำเข้าสู่กระบวนการทำความสะอาดข้อมูล (Data Cleansing) เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้องก่อนที่จะจัดเก็บให้พร้อมสำหรับการนำไปใช้งานต่อ
- การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis)
ต่อมาองค์กรจะต้องนำข้อมูลที่เก็บเอาไว้ออกมาวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อหาข้อมูลเชิงลึกขององค์กรเอง โดยการใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเข้ามาช่วย เช่น Data Mining, Data Discovery และ Data Modeling
- การแสดงผลข้อมูล (Data Visualization)
ข้อมูลเชิงลึกมีรายละเอียดมาก องค์กรจึงต้องนำข้อมูลมาแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้ใช้สามารถเข้าใจง่าย ไม่ว่าจะเป็นการทำเป็นกราฟ แผนภูมิ หรือแดชบอร์ด โดยใช้เครื่องมือแสดงผลข้อมูลอย่าง Tableau, Cognos Analytics, Microsoft Excel และ Microsoft Power BI
- การทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)
การทำแผนปฏฺิบัติการถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการทำ Business Intelligence ที่องค์กรจะต้องนำข้อมูลมาพัฒนาให้เป็นแผนที่ปฏิบัติได้จริง
Business Intelligence มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร
BI ช่วยให้องค์กรมีข้อมูลที่ชัดเจน สนับสนุนการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ และส่งเสริมความได้เปรียบในตลาดธุรกิจดังนี้
- การสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
BI ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูลที่ถูกต้อง มีการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ แทนการคาดเดา หรือการตัดสินใจโดยใช้ประสบการณ์และสัญชาตญาณ ทำให้สามารถกำหนดกลยุทธ์การตลาดในอนาคตได้แม่นยำบนพื้นฐานข้อมูลเชิงลึก ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสความสำเร็จขององค์กร
- การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน
การนำ BI เข้ามาใช้ในธุรกิจไม่เพียงแต่จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ส่วนงานต่าง ๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีการรวบรวมเอาไว้แล้วได้ตลอด โดยไม่ต้องรอเอกสารรายงานที่อาจใช้เวลาดำเนินการนาน ช่วยให้ทีมมีเวลาทำงานและมี Productivity ในการทำงานเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยวิเคราะห์กระบวนการทำงานในองค์กรเพื่อระบุส่วนที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือส่วนที่สามารถปรับปรุงได้ เช่น การลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการผลิต หรือการปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลัง
- การเข้าใจลูกค้าได้อย่างลึกซึ้งมากขึ้น
การวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าด้วย BI โดยการรวบรวมข้อมูล เช่น รูปแบบการซื้อสินค้า เหตุผลที่ซื้อสินค้า ปัญหาที่ลูกค้าเจอ แล้วนำข้อมูลเหล่านี้มาสร้างแบบจำลองลูกค้า (Customer Persona) และดูว่าลูกค้าขององค์กรมีลักษณะแบบไหน ก็จะช่วยให้องค์กรรู้จักกลุ่มลูกค้าเป้าหมายและเข้าใจความต้องการของลูกค้ามากขึ้น เพื่อนำไปพัฒนาผลิตภัณฑ์ต่อไป ทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับลูกค้า เช่น การปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการให้ตรงกับความต้องการ
- การคาดการณ์แนวโน้มในอนาคต
เมื่อนำ BI มาใช้ร่วมกับเทคโนโลยีอย่าง Predictive Analytics หรือ การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงพยากรณ์ จะช่วยให้องค์กรสามารถทำนายแนวโน้มในอนาคต เช่น การเปลี่ยนแปลงของตลาด หรือความต้องการของลูกค้า ทำให้องค์กรสามารถวางแผนและเตรียมพร้อมได้ล่วงหน้า รวมถึงช่วยให้องค์กรรู้ว่ามีส่วนไหนที่ต้องแก้ไขเพื่อให้การดำเนินงานดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยคาดการณ์ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นจากการดำเนินงานเพื่อให้องค์กรหาทางแก้ไขได้ทันท่วงที
- การติดตามและวัดผลเป้าหมายธุรกิจ
องค์กรที่มีการทำ BI จะมีโอกาสในการเห็นข้อมูลด้านการดำเนินการมากขึ้น สามารถรู้ได้ว่ากระบวนการแต่ละส่วนมีประสิทธิภาพมากแค่ไหน ซึ่งจะช่วยในการติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (Key Performance Indicators – KPIs) เพื่อประเมินว่าองค์กรกำลังบรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ และช่วยปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว
- การลดต้นทุน
การใช้ BI วิเคราะห์ข้อมูลช่วยระบุพื้นที่ที่มีค่าใช้จ่ายสูง และหาแนวทางลดต้นทุน เช่น การลดของเสียในกระบวนการผลิต หรือการปรับปรุงเส้นทางการจัดส่งสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน
องค์กรที่มีข้อมูลเชิงลึกจะมีความได้เปรียบในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดและการดำเนินการที่รวดเร็วเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง ซึ่งปัจจัยที่จะช่วยให้องค์กรมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง นั่นคือการรู้ว่าคู่แข่งกำลังวางแผนอะไร ซึ่ง BI จะช่วยให้องค์กรทราบสถานะของบริษัทคู่แข่ง รู้ว่าคู่แข่งมีกลยุทธ์และแนวทางอะไร แล้วนำข้อมูลดังกล่าวมาเป็นข้อมูลในการปรับปรุงสินค้าและบริการ รวมถึงการวางกลยุทธ์ที่ตอบโจทย์ลูกค้าได้ดีกว่า
- การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
BI ช่วยให้องค์กรสามารถสรุปข้อมูลดิบที่มีความซับซ้อนออกมาเป็นข้อมูลที่เข้าใจง่าย และเมื่อนำข้อมูลมาจัดลำดับความสำคัญและแสดงผล ก็จะช่วยให้บุคลากรที่ต้องการนำข้อมูลไปใช้ต่อเข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น สามารถนำข้อมูลไปช่วยในการตัดสินใจและตอบคำถามได้ ช่วยให้ทีมงานในองค์กรมีเครื่องมือและข้อมูลที่สามารถแชร์กันได้แบบเรียลไทม์ ทำให้เกิดการประสานงานที่ดีขึ้นและลดความขัดแย้งที่เกิดจากการใช้ข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
แล้ว Business Intelligence นำไปใช้งานอย่างไรได้บ้าง ?
องค์กรสามารถวิเคราะห์ข้อมูลผ่านการใช้งานเครื่องมือ BI ที่มีให้เลือกหลายประเภท ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้หลากหลาย โดยมี 4 ด้านหลัก ๆ ที่เหมาะกับธุรกิจทุกประเภท ดังนี้
1. ด้านการบริหาร
- Operational BI เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่จะนำข้อมูลเชิงลึกต่าง ๆ ขององค์กรขึ้นมาแสดงให้เห็นทั้งในรูปแบบ Near Real-Time และ Real-Time เพื่อให้เจ้าของธุรกิจและผู้มีอำนาจนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในธุรกิจได้
- Real-Time BI เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงที่สามารถนำข้อมูลที่กำลังถูกจัดเก็บไว้ใน Data Warehouse ขึ้นมาแสดงบนแดชบอร์ดให้เห็นแบบ Real-time เพื่อให้เจ้าของธุรกิจ เห็นข้อมูลได้อย่างทันท่วงที สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว จึงเหมาะกับการนำไปใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการข้อมูลอัปเดตตลอดเวลา
2. ด้านการตลาด
- Online Analytical Processing (OLAP) เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่เน้นวิเคราะห์ข้อมูลที่มีความซับซ้อนหรือมีปริมาณมากที่เก็บอยู่ใน Data Warehouse ให้ออกมาเป็นข้อมูลเชิงลึกด้วยการประมวลผลความเร็วสูง เพื่อนำผลลัพธ์ออกมาช่วยในการตัดสินใจ จึงเหมาะกับการนำไปใช้ในด้านการตลาดที่มีข้อมูลตัวอักษรและตัวเลขถูกแบ่งประเภทเก็บเอาไว้ในปริมาณมาก
- Location Intelligence เครื่องมือที่จะช่วยรวบรวมข้อมูลด้านตำแหน่งที่อยู่ของลูกค้ามาวิเคราะห์ และนำข้อมูลที่ได้มาสร้างข้อมูลเชิงลึก เพื่อดูว่าในพื้นที่ดังกล่าวมีปริมาณลูกค้าที่ใช้งานสินค้าอาศัยอยู่มากแค่ไหน มีรายได้เท่าไหร่ และนิยมใช้สินค้าประเภทไหน เพื่อให้องค์กรนำไปพิจารณาได้ว่าจะการทำตลาดสินค้าชนิดในพื้นที่ดังกล่าว
3.ด้านการประชาสัมพันธ์
- Sentiment Analysis เครื่องมือในการวิเคราะห์ความคิดเห็นของลูกค้า โดยการนำ AI มาใช้วิเคราะห์ข้อความตัวอักษรที่ลูกค้าสื่อสารเข้ามาหาองค์กร ช่วยให้เข้าใจความคิดเห็นของผู้บริโภคและยังเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำมาออกแบบวิธีการสื่อสารกับลูกค้าได้
- Reputation Management การบริหารชื่อเสียงและภาพลักษณ์ขององค์กร โดยการสื่อสารผ่านสื่อทุกช่องทางเพื่อให้ลูกค้ามีความคิดเห็นต่อองค์กรในแบบเดียวกันกับที่องค์กรต้องการและมีความภักดีต่อองค์กรต่อไป
4.ด้านการผลิต
- Manufacturing Execution System (MES) ระบบที่จะช่วยควบคุมการผลิตทุกขั้นตอน และรายงานสถานะการดำเนินการให้ผู้ดูแลทราบแบบ Real-Time เพื่อดูแลกระบวนการผลิตให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ และนำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์ เพื่อหาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพให้ดียิ่งขึ้น
- Predictive Analytics เครื่องมือที่จะช่วยคาดการณ์ผลลัพธ์ของการดำเนินธุรกิจในด้านต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ผ่านการนำข้อมูลของธุรกิจในอดีตและปัจจุบันมาวิเคราะห์ร่วมกันเพื่อให้เห็นความเป็นไปได้และช่วยให้การตัดสินใจมีความแม่นยำมากขึ้น
จากข้อมูลทั้งหมดเราจะเห็นว่า Business Intelligence มีความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ใช่เป็นแค่เทรนด์ทางเทคโนโลยี แต่เป็นเครื่องมือทางกลยุทธ์ที่จำเป็นในโลกธุรกิจปัจจุบัน การนำ BI มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัว สร้างนวัตกรรม และสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันได้อย่างยั่งยืน
สำหรับผู้ที่สนใจทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Business Intelligence สามารถอ่านต่อได้ที่บทความนี้ : เครื่องมือธุรกิจอัจฉริยะที่นิยมในปัจจุบัน (BI Tools) คลิกที่นี่
แหล่งอ้างอิง
