สวัสดีครับท่านผู้อ่าน ในตอนนี้เราก็เข้าสู่บทสุดท้ายกันแล้วครับ สำหรับการนำ Scrum มาปรับใช้ในองค์กรเพื่อช่วยส่งเสริมการทำงานให้สามารถส่งมอบงานที่มีคุณค่าแก่ลูกค้าได้เร็วขึ้น ขอขอบคุณทุกท่านที่อ่านมาจนถึงจุดนี้ หากท่านใดยังไม่ได้อ่านบทความก่อนหน้านี้ สามารถเข้าไปอ่านได้ที่นี่นะครับ
- ตอนที่ 1: คอนเซ็ปต์ Scrum ล้วน ๆ ไม่มีวัวผสม
- ตอนที่ 2: บริบทขององค์กรและการนำมาปรับใช้จริง
- ตอนที่ 3: ผลที่เกิดขึ้นและความท้าทายใหม่ ๆ
ตอนที่ 3: ผลที่เกิดขึ้นและความท้าทายใหม่ ๆ
จากบทความแรกที่เล่าถึงทฤษฎี ไปจนถึงบทความที่สองที่เล่าถึงบริบทและการนำไปใช้จริงแล้ว ถึงบทของการประเมินผลที่เกิดขึ้นว่า Scrum ที่เป็นของใหม่ที่นำมาใช้นั้น เราประยุกต์มันได้ดีแค่ไหน โดยผมจะสรุปเป็นข้อ ๆ ทั้งผลลัพธ์และความท้าทายใหม่ ๆ ครับ
ผลดีที่เกิดขึ้น
ไม่ว่าทำงานที่ไหน ก็ยังสื่อสารกันได้อย่างมีระบบและสามารถตรวจสอบการทำงานได้
หากองค์กรมีนโยบายให้ทำงานที่บ้านได้ ก็จำเป็นต้องมีการติดตามงานในแต่ละวันที่แน่ชัด เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานกันตามที่ได้ตกลงกันไว้ ซึ่ง Scrum นั้นสามารถตอบโจทย์นี้ได้ด้วยกิจกรรม Daily Scrum ซึ่งเราจะรู้ว่าใครทำอะไรบ้าง
ให้ความช่วยเหลือได้ทันท่วงที
เมื่อทีมติดปัญหาด้านสภาพแวดล้อมการทำงาน Scrum master สามารถ เข้าไปให้ความช่วยเหลือ ช่วยประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องได้ด้วยความรวดเร็ว
ลดภาระของ project manager ด้วยการแบ่งออกเป็น 2 คน คนหนึ่งดูงาน อีกคนดูคน
แต่เดิมการบริหารงานที่เป็นโปรเจกต์ก็จะต้องมี project manager เป็นผู้คอยดูแลงานที่ต้องส่งมอบและบริหารคนภายในทีม ซึ่งถือว่าเป็นภาระงานที่หนักมาก ดังนั้น Scrum จึงได้แบ่งภาระหน้าที่การดูแลระหว่างเรื่องคนและงานออกจากกันเป็นคนละคนไปเลย ทำให้แต่ละคนสามารถโฟกัสกับหน้าที่ได้มากขึ้น
สร้างความเป็นทีม
เปิดโอกาสให้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของงานโดยทุกคนภายในทีม โดยไม่ต้องเก็บไปบ่นทีหลังหรือหาจังหวะคุยแยก ด้วยการดำเนินกิจกรรม sprint review อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้ทีมได้ถอดบทเรียนของตัวเองและภาพรวมของทีมด้วย sprint retrospective โดยต้องระมัดระวังการใช้คำพูดเวลาวิจารณ์งานของคนอื่นเป็นอย่างยิ่ง เพราะ sprint retrospective ไม่ใช่ห้องเย็นที่จะเป็นการรุมว่ากัน
ความท้าทายใหม่ ๆ ที่เราพบเจอ
งานแทรก งานซ้อน งานด่วนที่เพิ่มเข้ามาใน sprint อย่างกระทันหัน
เมื่ออยู่ดี ๆ งานก็ผุดขึ้นมาจากไหนไม่รู้ ซึ่งสาเหตุที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ จะมีอยู่ 3 แบบหลัก ๆ คือ เจอข้อผิดพลาดของระบบ, ความต้องการใหม่ ๆ จากผู้ใช้ และงานที่ไม่เกี่ยวกับทีม
ก่อนอื่นเลยต้องเรียงลำดับความสำคัญของงานก่อนว่า งานนั้นคนอื่นหรือทีมอื่นที่เกี่ยวข้องโดยตรงสามารถทำให้ได้ไหม มีเส้นตายที่แน่ชัดหรือเปล่า ถ้าเราต้องทำเองและมีเส้นตายที่กระชั้นชิดก็ต้องทำ ณ ขณะนั้นให้เสร็จไปเลย แต่ถ้าไม่รีบมากก็จะเก็บไว้ sprint ถัดไป ตามแต่เห็นสมควร หรือถ้าคนอื่นหรือทีมอื่นว่าง ก็อาจจะขอความช่วยเหลือจากเขาก็ได้ ทั้งนี้ทั้งนั้น เราก็ได้ออกแบบวิธีการเพื่อป้องกันงานแทรก ไม่ให้กระทบกับงานที่เราตกลงกันไว้ ด้วยการกะเวลาเผื่องานแทรกไปเลย โดยสังเกตจาก sprint ที่ผ่าน ๆ มาว่ามี story point จากงานแทรกเพิ่มมาเท่าไหร่ ใน sprint ถัดไปก็เพิ่มมันไปประมาณนั้น
งานที่ทำมีความล่าช้ากว่าที่กำหนดไว้
หลาย ๆ ครั้งเราก็วางแผนด้วยการมองโลกในแง่ดี น่าจะเสร็จไว แต่ปรากฎว่าในความจริงงานนั้นมีปัญหาย่อย ๆ ที่ต้องแก้ไขเยอะ หรือต้องรอการติดต่อประสานงานที่ล่าช้ากว่าปกติ เช่น การเขียนโปรแกรม การประสานงานติดต่อระหว่างหน่วยงานเพื่อขอข้อมูล เป็นต้น ดังนั้นสิ่งที่ต้องทำคือ พยายามไล่งานย่อย ๆ ให้ได้มากที่สุด จะได้เห็นว่าตรงไหนอาจจะเกิดความล่าช้าขึ้น จะได้เผื่อเวลาไปเลยครับ
สมาชิกในทีมลืมกรอกงาน
สมาชิกบางคนในทีมอาจจะลืมกรอกงาน หรือลืมอัปเดต งานใน sprint จนสุดท้ายทำให้เขา มี story point ไม่ครบเท่าที่ควรจะเป็นในตอนจบ sprint ดังนั้นวิธีการก็คือ Scrum master อาจช่วยเขากรอกตอน daily standup หรือตอนทำ sprint review
เกิดอาการรน ตื่นเต้น ลืมเรื่องที่จะพูด ตอน daily standup
ปัญหานี้เกิดขึ้นกับคนที่อาจจะนำเสนอไม่เก่ง ไม่คุ้นชินกับการพูดต่อหน้าคนเยอะ ๆ หรือในที่ประชุม ดังนั้นก็อาจ ลองเขียนใส่ post-it เลย ว่าจะพูดอะไร แล้วอ่านตามที่เขียนไว้หรือท่องแล้วเอามาพูดก็ได้ ช่วงรอคิวที่จะพูดให้หายใจเข้าออกช้า ๆ เป็นธรรมชาติ ๆ น่าจะช่วยให้ลดความตื่นเต้นได้พอสมควรเลย ก่อนเริ่มพูดให้หายใจช้า ๆ แล้วค่อย ๆ อ่านไป พอหลัง ๆ เริ่มทำได้เป็นปกติแล้ว ก็เริ่มเปลี่ยนจากที่เขียนทั้งหมดมาเป็นการเขียนแค่หัวข้ออย่างเดียว จนกระทั่งไม่ต้องเขียนอะไรเลย
บทส่งท้าย
จบแล้วครับในส่วนของบทสุดท้ายนี้ ที่พูดถึงผลดีและความท้าทายที่เกิดขึ้นในการนำ Scrum มาปรับใช้ในองค์กร จะเห็นได้ว่าทั้งผลดีและความท้าทายนั้นก็เกิดขึ้นได้หลายมิติ ไม่ว่าจะเป็นมิติของคน ทีม หรืองานที่ทำ ซึ่งในอนาคตก็อาจจะเห็นมิติของผลการนำ Scrum มาปรับใช้มากขึ้น หรือพบมิติใหม่ ๆ ก็เป็นได้ครับ ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้ พัฒนา และปรับปรุงการแก้ไข ในการนำ Scrum มาปรับใช้กันต่อไปครับ
จากบทความทั้งสามตอน ทั้งหมดนี้ก็เป็นการถอดบทเรียนที่เกิดขึ้นจริงในการนำ Scrum ไปใช้ในการพัฒนาการทำงาน ซึ่งจะเห็นว่า ได้มีการปรับมุมมองการนำไปใช้ให้ยืดหยุ่นและสอดคล้องกับบริบทขององค์กร ตั้งแต่หน้าที่ของคนในทีมไปจนถึงการออกแบบกิจกรรมต่าง ๆ ที่อยู่ใน Scrum ให้เหมาะกับทีม และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อมีการนำไปใช้จริง ทั้งนี้ทีมในองค์กรแต่ละทีมนั้นก็อาจจะมีวัฒนธรรมภายในทีมที่ต่างกัน ลักษณะการทำงานที่ต่างกัน ก็อาจจะไม่ได้ใช้กระบวนท่าทุกวิธีที่เล่าให้ฟังในบทความไตรภาคนี้ทั้งหมด เพียงแต่หยิบส่วนที่เหมาะสมกับทีมไปใช้ครับ
ในฐานะผู้เขียน ก็อยากส่งกำลังใจให้กับองค์กรที่ต้องการจะนำเทคโนโลยีหรือวิธีการใหม่ ๆ ไปปรับใช้ในองค์กร ว่ามันสามารถทำได้ แต่อาจจะต้องทำการตรวจสอบดูก่อนว่า เรารู้จักทีมเราและวัฒนธรรมองค์กรดีพอที่จะนำของใหม่ ๆ มาปรับใช้แล้วหรือยัง ถ้ายังอาจจะต้องเริ่มจากการรู้จักบริบทองค์กรเราก่อน ซึ่งผมมั่นใจว่าทุกท่านสามารถผ่านมันไปได้ จนสุดท้ายมันจะกลายเป็นวัฒนธรรมใหม่ในองค์กรครับ
